Rektor UIN Sunan Kalijaga Menerima Aplikasi SIKD dari ANRI

Arsip masih sering dianggap tidak penting padahal keberadaan arsip bisa menjadi saksi sejarah juga bukti akuntabilitas sebuah lnstitusi. Sebuah surat bisa menjadi bukti sah dalam pengadilan dan menyelamatkan dari jeratan hukum, bisa menunjukkan kredibilitas dalam akreditasi dan bisa juga menjadi bukti sejarah jalannya organisasi. Sebuah universitas menghasilkan banyak arsip; dari disposisi, surat yang dikeluarkan, surat yang didapat hingga berkas keuangan yang harus diolah sehingga mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Seorang pegawai mempunyai banyak arsip yang mencakup juga kepentingan institusi seperti SK, karpeg dan sebagainya yang sangat krusial baik untuk karir dan pengembangan institusi. Pengelolaan arsip terpusat dengan penggunaan teknologi bagi sebuah kampus adalah mutlak dan menjadi amanat presiden dalam e-government. Oleh karenanya beberapa arsiparis, pejabat informasi dan para rektor perguruan tinggi negeri di Indonesia berkumpul di hotel Cosmo Amaroossa Jakarta guna menerima aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis(SKID) dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)

Rektor UIN Sunan Kalijaga, Prof. Drs. KH. Yudian Wahyudi, MA., Ph.D., bersama 22 pimpinan Perguruan Tinggi Negeri lainnya menerima aplikasi SIKD dari Deputi ANRI, Dr. Andi Kasman, SE., MM. Menurut Wahyu Setianingsih, selaku Pengelola Kearsipan UIN Sunan Kalijaga, dengan adanya SIKD ini, pengelolaan arsip yang masih aktif, mulai dari penerimaan surat/penciptaan surat, pendistribusian sampai surat selesai ditindaklanjuti, hingga penyimpananya menjadi lebih mudah, efisien, dan akan tersimpan dengan aman, serta memudahkan penemuan kembali (tracking file) sewaktu-waktu diperlukan. Sesungguhnya UIN Sunan Kalijaga sudah menerapkan sistem tata persuratan online. Namun dengan sistem yang dimiliki ANRI ini lebih lengkap. Karena dalam SIKD sudah terdapat pula jadwal retensi arsip dan hak akses yang dalam tata persuratan online UIN Sunan Kalijaga belum ada.

Melalui ikatan kerjasama dengan ANRI, pengelolaan kearsipan di UIN Sunan Kalijaga bisa dipertanggungjawabkan secara nasional di bawah koordinasi ANRI. Menurut Wahyu Setianingsih, fungsi aplikasi SIKD dari ANRI melalui sourcecode yang terdapat dalam CD aplikasi akan dikembangkan di UIN Sunan Kalijaga untuk mewujudkan paperless office (surat-surat dinas masuk discan di bagian tata usaha, yang terdistribusi adalah e-arsipnya, sedang fisik surat tetap tersimpan di bagian tata usaha. Segala macam disposisi tertuang di e-arsip). Sementara sistem akan dibuat versi Android-mobile oleh Pusat Teknologi Informasi Pangkalan Data (PTIPD) UIN Sunan Kalijaga. Dengan terwujudnya paperless office maka akan menghemat penggunaan kertas secara signifikan. Itu artinya menekan bertumpuknya sampah kertas. “tidak seperti yang selama ini berlangsung di kantor-kantor Pemerintah di Indonesia pada umumnya yang masih less-less paper (dikit-dikit kertas) membuat pemandangan yang tidak rapi di ruang kantor,” kata Wahyu Setianingsih.