Dalam ekosistem perguruan tinggi, layanan akademik, kepegawaian, dan keuangan umumnya menempati posisi sentral karena berkaitan langsung dengan status, hak, dan kewajiban civitas akademika. Sebaliknya, layanan umum seperti peminjaman gedung, kendaraan dinas, aset barang milik negara (BMN), pengelolaan sarana prasarana, dan sejenisnya, sering kali tidak diketahui banyak pihak, cenderung bersifat administratif, dan masih dijalankan melalui mekanisme manual dan konvensional.

Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta berupaya menghadirkan paradigma baru dengan mengintegrasikan layanan umum ke dalam sistem digital melalui platform MALLAKUSUKA. Ke depan, platform ini bahkan tidak menutup kemungkinan untuk dikembangkan sebagai model Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Salah satu inovasi yang ditawarkan ialah menu “UMUM”, yang selama ini belum banyak dikenal oleh civitas akademika. Tidak sedikit pula yang cenderung mengabaikannya, mengingat layanan tersebut tidak bersifat melekat pada kebutuhan setiap individu.

Kepala Sub Bagian Barang dan Jasa pada Bagian Umum Biro Administrasi Umum dan Keuangan Agus Suroso, S.E., menuturkan bahwa Menu “UMUM” dikembangkan untuk merespons kompleksitas pengelolaan sarana prasarana kampus. “Fitur UMUM ini didesain sebagai solusi digital untuk mengoptimalkan pelayanan di bidang umum seperti perlengkapan kantor dan kendaraan dinas. Pola lama yang berbasis manual cenderung menghasilkan birokrasi berbelit, akumulasi formulir fisik, serta ketidakpastian status layanan. Kondisi tersebut tidak hanya memperlambat proses, tetapi juga berpotensi mengurangi efisiensi institusional,” ungkapnya.

Fitur ini memungkinkan civitas akademika mengakses layanan tanpa hambatan login. Melalui laman mallakusuka.uin-suka.ac.id, pengguna dapat memilih menu “Umum”, kemudian menentukan layanan yang dibutuhkan, misal peminjaman gedung, kendaraan, aset BMN, atau pengajuan aduan terkait sarana prasarana.

Baca juga : MALLAKUSUKA, Inovasi Digital UIN Sunan Kalijaga untuk Layanan Kampus yang Efisien dan Transparan

Sistem menampilkan daftar ketersediaan aset, jadwal yang tersedia, serta formulir digital yang harus diisi oleh pemohon. Tidak hanya itu, sistem juga menyediakan mekanisme tracking yang memungkinkan pemohon memantau perkembangan pengajuan secara real-time, mulai dari tahap verifikasi hingga persetujuan.

Pengembangan layanan digital pada bagian UMUM diharapkan menjadi momentum penting bagi UIN Sunan Kalijaga untuk memperkuat efisiensi dan akuntabilitas layanan non-akademik. Dengan model ini, universitas tidak hanya menyederhanakan proses birokrasi, tetapi juga mendorong terciptanya tata kelola kampus yang adaptif terhadap perkembangan teknologi dan kebutuhan civitas akademika.(humassk)