UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta menggelar kegiatan Peningkatan Kompetensi Tenaga Kependidikan Bidang Kearsipan Perguruan Tinggi pada Selasa (2/12/2025) di Hotel Grand Keisha Yogyakarta. Kegiatan ini menjadi ruang strategis bagi para arsiparis dan pengelola arsip lintas unit untuk memperbarui wawasan, memperkuat peran, dan meneguhkan kembali posisi arsip sebagai salah satu pilar penting dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi.

Hadir dalam kegiatan tersebut, Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan, Dr. Ali Sodiq; Kasubag Tata Usaha dan Rumah Tangga, Suswini, S.E., M.Acc.; Kasubag Pascasarjana, Fenti Muzdalifah, S.IP.;Arsiparis Ahli Muda, Wahyu Setianingsih, S.H., M.M.; serta para arsiparis dan pengelola kearsipan dari berbagai unit dan fakultas.

Arsiparis sebagai Penentu Kualitas Data Perguruan Tinggi

Kepala Biro AUK Dr. Ali Sodiq yang juga membuka kegiatan tersebut secara resmi, dalam sambutannya menekankan pentingnya ketepatan dan kesiapsediaan data dalam menunjang tata kelola perguruan tinggi. “Arsiparis harus mampu menyediakan data kapan pun dibutuhkan. Fakultas, sejak mahasiswa masuk hingga lulus, harus memastikan seluruh arsip terdokumentasi dengan baik,” ujarnya.

Ia juga mengingatkan ancaman pemalsuan berkas di tengah pesatnya perkembangan teknologi. Karena itu, pemahaman mengenai perbedaan pengelolaan arsip sebelum dan sesudah era digital menjadi kebutuhan mendesak. Menurutnya, seorang arsiparis profesional tak hanya menguasai kompetensi teknis, tetapi juga menjiwai ruh kearsipan itu sendiri. 

“Kita bekerja bukan sekadar menjalankan tugas teknis. Ilmu yang diperoleh hari ini hendaknya diamalkan untuk meningkatkan keterampilan dan pengembangan kampus,” tuturnya.

Arsip, Ruh Pengetahuan, dan Pusaran Peradaban

Sebagai narasumber pertama, Arsiparis Direktorat Penelitian UGM, Musliichah, M.A., menyampaikan materi bertajuk Peran Arsiparis dalam Pengelolaan Arsip sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan. Di hadapan peserta, ia menegaskan bahwa posisi arsiparis berada di jantung perjalanan ilmu pengetahuan.

“Arsiparis bukan tukang atau tenaga teknis belaka. Kita memegang ruh nyala pengetahuan karena terlibat dalam pusaran pendidikan,” ujarnya. Ia menilai bahwa peradaban berkembang dari ilmu pengetahuan, dan pengetahuan itu banyak bersumber dari arsip. Di perguruan tinggi, karakter arsip sangat unik dan memiliki nilai historis serta akademik yang tinggi.

Untuk itu, Ia mengajak para arsiparis untuk menata ulang peran dan posisi mereka. Menurutnya, arsip bukanlah benda mati; ia harus dihidupkan. “Arsip tidak boleh dibiarkan diam. Ia bisa menjadi film, narasi, buku, drama, pameran, dan bentuk menarik lainnya. Jika kita menghidupkan arsip, maka kita pun dapat hidup dari arsip itu,” katanya.

Tantangan Digital dan Pentingnya Storytelling Arsip

Musliichah juga menyoroti tantangan era digital. Banyak yang merasa aman hanya dengan soft file, padahal penyimpanannya pun rentan hilang jika tidak dikelola dengan benar. Sebaliknya, arsip fisik memerlukan ruang, tetapi memberikan rasa aman tertentu. Arsiparis perlu memahami risiko keduanya.

Lebih jauh, ia mengingatkan bahwa arsip bukan hanya dokumen administratif seperti naskah dinas atau surat dinas. Jika arsiparis berhenti pada kategori tersebut, banyak peristiwa penting berpotensi tidak pernah terekam.

Arsip, katanya, memerlukan pemetaan, mitigasi, dan strategi pengolahan. Dari empat lembar catatan sederhana, informasi dapat berkembang menjadi buku atau film jika ditelusuri lebih jauh. Karena itu, arsip harus dikontekstualisasikan agar dapat dimanfaatkan secara optimal. Jika hanya disajikan sebagai tumpukan arsip, publik tidak banyak yang tertarik karena arsip dalam bentuk mentah kerap tidak “berbicara”. “Arsiplah yang perlu diolah dan dihidupkan agar maknanya muncul dan dapat dinikmati oleh lebih banyak orang dan memberi makna,” pungkasnya.

Arsip Kampus sebagai Warisan Pengetahuan Bangsa

Musliichah menutup paparannya dengan menegaskan bahwa arsip yang tercipta di UIN Sunan Kalijaga bukan hanya milik institusi, tetapi bagian dari warisan pengetahuan Indonesia. Karena itu, pengelolaannya memerlukan modal, anggaran, keterampilan, serta kesungguhan.

Dalam konteks inilah, peningkatan kompetensi arsiparis bukan hanya agenda teknis, tetapi langkah strategis memperkuat daya saing perguruan tinggi sekaligus merawat ingatan kolektif bangsa.

Dengan berlangsungnya kegiatan ini, UIN Sunan Kalijaga menegaskan komitmennya untuk terus memperkuat ekosistem kearsipan yang profesional, visioner, dan berbasis ilmu pengetahuan, sebuah fondasi yang tak hanya mendukung tata kelola kampus, tetapi juga berkontribusi bagi pembangunan peradaban.(humassk)