Sebanyak 24 orang perwakilan dari Fakultas, Pascasarjana, Lembaga, Pusat, dan Unit di lingkungan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta mengikuti bimbingan teknis (Bimtek) monitoring dan evaluasi berbasis dokumen digital. Kegiatan ini merupakan langkah awal pelaksanaan audit berbasis dokumen digital, Kamis (1/3).

Kepala Satuan Pengawas Internal (SPI) Budi Ruhiatuddin, S.H., M.H mengatakan SPI akan bekerjasama dengan seluruh unit kerja di lingkungan UIN Sunan Kalijaga untuk mulai melakukan digitalisasi seluruh dokumen laporan kegiatan di tahun 2018. “Langkah ini dilakukan untuk mengawal UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dalam membangun tatakelola universitas yang baik(Good University Governance)di bidang non akademik yang dibuktikan denganzerotemuan audit eksternal” tutur Budi didampingi oleh Dr. Sriharini, M.Si (sekretaris SPI) ketika sambutan membuka kegiatan bimtek.

Dalam pengantarnya, Budi menjelaskan bahwa pada tahap awal, seluruh unit kerja harus melakukan digitalisasi dokumen tindak lanjut rekomendasi audit kinerja SPI tahun 2017 dan mengunggahnya difoldermonev yang telah disediakan.Kemudian tim SPI akan melakukan pemeriksaan padafoldertersebut dan memberikan saran perbaikan atas Tindak Lanjut Hasil Pengawasan (TLHP) kepada auditi/unit kerja terkait.

Kepala SPI juga menambahkan bahwa ketika pemeriksaan dari Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) RI bulan Februari yang lalu, tim BPK memberikan dukungannya kepada SPI, dan bahkan menyarankan kepada manajemen UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta untuk melakukan penguatan kelembagaan SPI sebagai perangkat pengawasan internal yang bersinergi dengan lembaga pengawasan eksternal.

“Pada pemeriksaan atas pelaksanaan anggaran tahun 2017, tim BPK menegaskan bahwa meraka tidak akan memeriksa kegiatan-kegiatan yang telah diperiksa oleh SPI” katanya. Oleh karenanya, lanjut Budi, jikalau seluruh laporan kegiatan telah didampingi dan diperiksa oleh SPI, maka akan dapat meminimalisir kesalahan yang berujung munculnya temuan dari auditor eksternal.”

Usai pembukaan, kegiatan bimtek dilanjutkan dengan pendampingan teknis yang dipandu oleh Koordinator Bidang Teknologi Informasi, Nurochman, M.Kom. Ia menegaskan bahwa bahwa salah satu tujuan dari monev kegiatan berbasis dokumen digital adalah untuk menertibkan laporan kegiatan.

Nurochman mengharapkan setelah dilakukan kegiatan ini, diharapkan laporan akan dapat dilakukan secara tepat waktu dan mencerminkan akuntabilitas pelaksanaan anggaran. Adapun proses monev digital ini lanjutnya, dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu:1) auditee melakukan digitalisasi dokumen Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) kegiatan; 2) auditee mengunggah dokumen digital ke "folder kegiatan“; 3) auditor SPI memeriksa kelengkapan dokumen digital pada "folder kegiatan“; 4)auditor SPI mengunggah catatan monev ke "folder hasil monev“; dan 5) auditee menindaklanjuti catatan hasil monev auditor SPI menyusun laporan hasil monitoring dan evaluasi.

Bimbingan teknis ini juga difasilitasi oleh tim fasilitator SPI, yaitu: Shaleh, Suswini, Arsyadi Ridho, Retno Pandan Arum, Rohinah, dan Anitasari dengan pendekatan dialogis, sehingga kegiatan berjalan dengan sangat dinamis dengan suasana penuh keakraban.

Launching Sistem Pengawasan Berbasis Dokumen Digital

Agenda Bimtek dilanjutkan dengan sosialisasi dan launching sistem pengawasan berbasis dokumen digital, bertempat di Gedung Prof. K.H. Saifuddin Zuhri, Rabu, 18/4/18. Kegiatan launching ditandai dengan Penandatanganan Piagam SPI oleh Rektor, peluncuran buku Rencana Kinerja 2018 dan Buku Teknis Pengawasan Internal, dihadiri Badrutaman dari Irjen Kementerian Agama RI, Taufiqurahman dari Sekjen Forum SPI Kemenristekdikti, ketua dan segenap pengurus SPI UIN Sunan Kalijaga dan para dekan.

Pada agenda ini, Rektor UIN Sunan Kalijaga, Prof. Drs. K.H. Yudian Wahyudi, MA., Ph.D. mengatakan, pihaknya menyambut baik pengembangan digital teknologi untuk kemudahan manajerial maupun pengembangan akademik di kampus UIN Sunan Kalijaga. UIN Sunan Kalijaga harus unggul dengan terus menggali celah-celah kemudahan fasilitas digital teknologi. Untuk mencapai lompatan kemajuan melalui fasilitas digital teknologi ini, maka semua lini dikampus ini tidak boleh malas memahami semua sistem aplikasi yang diterapkan.

Menurut Prof. Yudian, melalui penerapan digital teknologi pada unit Satuan Pengawasan Internal, maka semua rencana program kegiatan otomatis akan bisa terlaksana dengan baik dan tidak akan terjadi rekayasa. Semua program kegiatan akan terlaksana dengan jujur dan disiplin. Pengawasan internal juga tidak lagi melelahkan. Dan ini bisa dimaknai sebagai transendental digital, jelas Prof. Yudian.

Untuk memberikan pemahaman kepada operator semua fakultas, bagian dan unit-unit kerja, selasai launching Tim SPI menyelenggarakan workshop dengan narasumber; Badrutaman dari Irjen Kementerian Agama RI, Taufiqurahman dari Sekjen Forum SPI Kemenristekdikti, serta training untuk semua operator sistem (Khabib/Weni).