Sejumlah 35 orang tenaga kependidikan UIN Sunan Kalijaga, yang terdiri dari kehumasan, tata persuratan di semua bagian Kantor Pusat melakukan perjalanan dinas studi komparatif kearsipan ke Universitas Jember dan Universitas Airlangga, 20 s/d 23/11/19. Di Universitas Jember rombongan yang dipimpin Kepala Bagian Tata Usaha, Muhammad Mahyuddin, SH., MA., ini diterima Kepa Biro Administrasi dan Kemahasiswaan, Agus Maryono, SH., dan Kepala UPT. Kearsipan, Trayo Sasti Hardiani, SE. Pada kesempatan kunjungan di Universitas Jember kali ini, Trayo Sasti menyampaikan paparannya tentang implementasi Kearsipan berbasis TI yang sudah dilaksanakan di kampus ini.

Menurut Trayo Sasti, Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di bawah kendalinya sudah berjalan sejak tahun 2016, setelah melakukan MoU aplikasi SIKD dengan ANRI tahun 2015. Menurut Trayo Sasti, keberhasilan pelaksanaan SIKD di Universitas Jember tidak terlepas dari komitmen dan suport Rektor dalam mengimplementasikannya tahap demi tahap. Hinga kini selain berhasil melaksanakan SIKD untuk arsip dinamis, pihaknya juga berhasil mengembangkan sistem data kearsipan berbasis TI yang diberi nama Kawanda.

Dijelaskan, sistem ini Merupakan aplikasi berbasis Nextcloud yang terdiri dari serangkaian perangkat lunak client server yang digunakan untuk membuat dan menggunakann layanan file hosting. Kawanda berbasis Nextcloud memudahkan user untuk mengkses, mensinkronkan dan berbagi file pada perangkat apapun. Kawanda berbasis Nextcloud dilengkapi dengan fasilitas komunikasi dan kolaborasi, misalkan dalam hal pengeditan dokumen secara online dan audio/video call. User Accounts merupakan akun pengguna yan memiliki informasi tentang hak akses penggunaan data, dan bisa diunakan untuk berbagi data dengan beberapa pengguna lain. Contoh akun tersebut yang dilengkapi user name dan password (nama penguna dan sandi). Otorisasi Kawanda (pemberi kekuasaan). Jadi otorisasi Kawanda ini memberikan kekuasaan terhadap pengguna Kawanda untuk melakukan hak aksesnya dalam data secara pribadi atau berbai dengan pengguna lain. Otoritas penggunaKawanda mengatur penggunaan untuk bisa menympan data juga mengolah data yang disimpan seperti mengedit data dan berbagi file untuk bisa dikerjakan bersama dengan pengguna lain menggunakan fasilitas yang diberikan Kawanda itu sendiri.

Kunjungan dilanjutkan ke Universitas Airlangga pada 22/11. Kunjungan diterima oleh Kabid. Kearsipan, Yunus Abdul Halim, SH. bersama jajaran arsiparis Universitas Airlangga. Berbagai hal tentang sistem kearsipan dan langkah langkah pengembangan kearsipan di kampus ini dijelaskan oleh Yunus. Diantaranya: Di Universitas Airlangga, pengelolaan arsip berada dibawah Arsip Universitas, yang dikepalai oleh seorang Kabid (eselon III). Sasaran utama arsip universitas adalah penataan administrasi dan persuratan secara optimal melalui e-office, pengelolaan arsip dinamis, statis, dan vital menuju university archieve dan pengelolaan manajemen informasi public guna mendukung webomatric.

Road Map, yang dilakukan arsip Universitas Airlangga dalam pembenahan arsip: Tahun 2016, pembenahan SDM, Sarpras, dan system. Tahun 2017, Akuisisi arsip, central file, dan arsip digital.Tahun 2018, Integrasi Arsip Digital dan KIP. Tahun 2019, Dokumentasi dan Reposision Universitas (ADIOS Dokumen Digital Archives). Tahun 2020, webomatrix. Universitas Airlkangga mengembangkan e-office untuk pelaksanaan sistem informasi kearsipan dinamisnya sejak tahun 2016. Tujuan E-Office: Mewujudkan efektif dan efisiensi, Real Time, serta Paperless yang terdokumentasi. Pengelolaan Arsip Aktif, diantaranya: pemberkasan, penambahan item baru dalam aplikasi SAGA, penataan Arsip di Central File, pelayanan Peminjaman Arsip, penataan Berkas. Pengelolaan Arsip In-Aktif: menerima Arsip, memeriksa Arsip, menata Arsip, penomoran Boks, penataan Boks dalam Rak Arsip, penyusunan Daftar Arsip In-Aktif. Pengelolaan Arsip In-Aktif Tidak Teratur: pemilahan, pengelompokan Subyek Besar, pemilahan Sub Subyek, penomoran Definitif, pelabelan Boks, pendeskripsian, penataan Boks.

Dari kunjungan ini Muhammad Mahyudin berharap, langkah-langkah yang dilakukan kedua universitas, dapat dipelajari dan diterapkan oleh setiap tenaga kependidikan di UIN Sunan Kalijaga dalam upaya mengembangan pengelolaan kearsipan yang lebih baik lagi. Oleh karena itu diperlukan kepedulian semua personil tenaga kependidikan untuk mengelola dengan lebih baik lagi semua arsip yang ada di bagiannya, tidak ada yang tercecer. Sehingga pada kurun waktu tertentu, ketika sudah sampai saatnya tidak dipergunakan lagi bisa diserahkan ke pengelola arsip universitas. (Aning/Weni)