Pengelolaan informasi publik di perguruan tinggi menuntut koordinasi yang rapi dari hulu ke hilir. PPID menjadi pintu utama sekaligus penghubung antara kebutuhan informasi masyarakat dan data yang tersebar di berbagai unit universitas. Karena itu, penguatan PPID tidak cukup hanya dilakukan di tingkat utama, tetapi juga harus ditopang oleh kerja bersama fakultas, lembaga, biro, dan unit sebagai penyedia data kelembagaan.
Semangat itu mengemuka dalam Bimbingan Teknis Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang digelar PPID UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Jumat (5/6/2026). Kegiatan ini menghadirkan Asisten Ahli Komisi Informasi Pusat, Siti Azizah, M.H., sebagai narasumber.
Bimbingan teknis tersebut diikuti oleh Wakil Dekan Bidang Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan seluruh fakultas di UIN Sunan Kalijaga, Wakil Direktur Pascasarjana, kepala bagian, kepala lembaga dan unit, unsur humas, serta Satuan Pengawasan Internal.
Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan UIN Sunan Kalijaga, sekaligus Ketua PPID Utama, Prof. Dr. Mochamad Sodik, menegaskan bahwa penguatan layanan informasi publik tidak dapat hanya bertumpu pada PPID utama. Menurutnya, kerja sama seluruh unsur menjadi kunci, terutama kepala bagian dan Wakil Dekan II yang berada di garis depan pengelolaan administrasi, perencanaan, keuangan, dan layanan kelembagaan.
Penegasan tersebut menjadi penting karena informasi publik di perguruan tinggi tersebar di banyak unit. Data perencanaan, keuangan, barang dan jasa, aset, layanan akademik, hingga dokumen kelembagaan tidak berdiri sendiri, melainkan saling terhubung sebagai bagian dari wajah akuntabilitas universitas.
Sementara itu, Asisten Ahli KIP Siti Azizah menyampaikan bahwa tidak mudah bagi sebuah badan publik untuk memperoleh kategori informatif. Status tersebut membutuhkan kerja kolektif, konsistensi, serta monitoring menyeluruh ke semua unit yang menjadi penyumbang data.
Menurutnya, PPID harus dipahami sebagai pusat koordinasi informasi. “Ke depan, semua keran informasi harus melalui PPID. Jangan sampai PPID utama tidak tahu ketika ada pertanyaan dari luar, lalu tiba-tiba muncul pengaduan. Sebab, dalam sengketa informasi, yang maju adalah PPID,” jelasnya.
Ia juga menekankan bahwa tugas Komisi Informasi adalah menyelesaikan sengketa antara pemohon informasi dan badan publik. Dalam konteks itu, badan publik harus memiliki kesiapan dokumen, alur layanan, serta dasar yang kuat ketika memberikan, menolak, atau mengecualikan suatu informasi.
Siti Azizah mengingatkan bahwa keterbukaan informasi publik bukan berarti semua hal harus dibuka tanpa batas. Undang-undang tetap mengenal informasi yang dikecualikan. Namun, pengecualian itu tidak boleh dilakukan secara serampangan.
“Tidak semua dokumen merupakan informasi yang dikecualikan. Yang dikecualikan bisa saja hanya data tertentu di dalam dokumen tersebut,” terangnya.
Ia mencontohkan, catatan nilai dapat diberikan sebagai informasi, tetapi identitas atau informasi tentang siapa yang memberikan penilaian dapat dihitamkan apabila termasuk bagian yang perlu dilindungi. Dengan demikian, prinsip keterbukaan tetap berjalan, sementara aspek perlindungan data dan kepentingan tertentu tetap dijaga.
Dalam forum tersebut, penyusunan Daftar Informasi Publik menjadi salah satu penekanan utama. Siti Azizah menyebut DIP sebagai peta jalan bagi tim PPID dalam mengelola, menata, dan menyediakan informasi publik. Daftar ini menjadi instrumen penting agar setiap unit mengetahui informasi apa yang tersedia, siapa penanggung jawabnya, bagaimana statusnya, serta bagaimana retensi arsipnya.
“Badan publik pemilik informasi, dia yang membuktikan. Karena itu, penyusunan Daftar Informasi Publik menjadi tugas penting,” ujarnya.
Peran arsiparis juga dinilai sangat strategis, terutama dalam memastikan retensi arsip dan keberlanjutan pengelolaan dokumen. Informasi yang tersistem maupun belum tersistem tetap harus dicatat dalam daftar informasi.
Selain penyusunan DIP, pembentukan PPID pelaksana di unit menjadi pekerjaan rumah penting bagi UIN Sunan Kalijaga. Keberadaan PPID pelaksana akan memperkuat koordinasi, mempercepat layanan, dan memastikan setiap fakultas, lembaga, unit, serta bagian memiliki pemahaman yang sama dalam mengelola informasi publik.
Bimbingan teknis ini menjadi bagian dari upaya UIN Sunan Kalijaga memperkuat budaya transparansi yang tertib dan bertanggung jawab. Dengan dukungan seluruh unit sebagai penyumbang data, PPID diharapkan mampu menjadi pusat koordinasi informasi yang solid, sehingga setiap layanan informasi publik dapat berjalan lebih cepat, akurat, dan akuntabel, sekaligus memperkuat kepercayaan publik terhadap tata kelola universitas.(humassk)