Wahyu Setianingsih, S.H., Pegawai Fungsional Arsiparis yang bertugas di Bagian Tata Usaha (TU), Biro Administrasi Umum dan Keuangan (AUK) UIN Sunan Kalijaga berhasil menyingkirkan puluhan peserta dari satker lainnya di bawah Kementerian Agama RI dan terpilih menjadi Juara 1 Kategori Arsiparis Keahlian dalam ajang Pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional yang diselenggarakan oleh Kemenag. Kegiatan Pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional ini merupakan salah satu wujud peran serta Kemenag dalam memberikan pembinaan terhadap sumber daya manusia (SDM) di bidang kearsipan yang diharapkan dapat terus meningkatkan kualitas SDM kearsipan khususnya arsiparis yang kompeten, handal, berdedikasi dan berkinerja baik. Selain itu, kegiatan seperti ini menjadi salah satu ajang untuk memberikan apresiasi kepada arsiparis atas pengabdian dan jasanya terhadap bidang profesi kearsipan. Dengan demikian para arsiparis teladan dapat dijadikan contoh keteladanannya untuk meningkatkan pengelolaan arsip.

Kategori yang dilombakan dalam acara yang digelar di Wisma Haji Ciloto (26-28/7/2018) adalah kategori arsiparis terampil dan keahlian. Penilaian arsiparis teladan tersebut dilakukan melalui tes tertulis, uji keterampilan dan wawancara. Para pemenang mendapatkan piala dan piagam penghargaan yang diserahkan langsung oleh Tim Penilai dari ANRI dan Kemenag. Juara 1 dari masing-masing kategori berhak diikutsertakan pada Pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional yang diselenggarakan oleh ANRI pada bulan Agustus mendatang.

“Ketika ada undangan dari Kemenag untuk ikut serta dalam Pemilihan Arsiparis Teladan Nasional, saya disupport penuh oleh Rektor, Wakil Rektor II, Kepala Biro AUK dan Kabag TU untuk mengikutinya. Ini adalah pengalaman yang luar biasa bagi saya, dengan melalui berbagai tes. Ada hal yang menarik ketika saya diwawancarai oleh tim penilai gabungan dari ANRI dan Kemenag RI. Hal apa saja yang telah dilakukan terkait kearsipan? Saya pun menceritakan rintisan saya tentang tata persuratan online di UIN Sunan Kalijaga. Berdasarkan hasil akumulasi tes tertulis, uji keterampilan dan wawancara inilah yang telah membawa saya menjadi Juara. Rasa bangga dan haru itu terasa sekali, ini terjadi di luar dugaan saya, karena jerih payah yang tak kenal lelah ini membawa hasil yang menggembirakan. Hal ini semakin memacu semangat saya untuk berkontribusi di kampus tercinta ini,” terang Aning panggilan akrab Wahyu Setianingsih saat ditemui di sela-sela kesibukannya.

Aning terkenang akan perjuangannya, bermula dari rasa penasaran dan kegelisahan tentang arsip di UIN Sunan Kalijaga. “Mungkin selama ini yang dilihat hanya terkait proses surat-menyurat, tapi ternyata pekerjaan di bidang arsip itu banyak sekali,” kata Ibu dari Epha dan Gavra ini.

Akhirnya, ia memberanikan diri menjadi fungsional arsiparis dengan dukungan para pimpinan, keluarga dan teman-teman di lingkungan kerjanya. Kemudian, setelah ia menjadi Arsiparis, ia mulai merintis pengelolaan arsip di UIN Sunan Kalijaga sesuai dengan standar kearsipan. Bukan hanya sekedar menata arsip dan tersimpan rapi di lemari.

Lebih jauh Aning memaparkan, “Dulu, UIN Suka yang sebesar ini, arsipnya belum tertata dengan baik, banyak fungsional arsiparis yang mundur. Saya menganggap ini adalah kesempatan langka, tidak semua orang mau menggeluti, karena arsip itu berhubungan dengan benda mati. Pasti membosankan. Nah, ini menjadi tantangan buat saya. Pada awalnya saya mengelola arsip yang tidak teratur (arsip kacau) di bagian keuangan. Kemudian dari arsip-arsip yang tidak teratur tersebut, saya dibantu tim kearsipan TU secara bertahap dapat mengelola dan menyusun daftar arsip yang inaktif. Selanjutnya diajukan ke ANRI untuk dimintai persetujuan pemusnahannya,” terang Aning.

Aning pun menjelaskan bahwa sejak tahun 2011, ia bersama tim kearsipan TU mulai merintis Kartu Kendali secara computerized. Ini berjalan kurang lebih 1 tahun. Kemudian pada tahun 2012 mulai pengenalan e-doc dengan melibatkan rekanan (pihak ke-3) untuk membuat program tersebut. Namun, pada pertengahan 2013 mengalami kendala dan mencoba untuk membuat program sendiri dengan melibatkan tim dari PTIPD UIN Sunan Kalijaga untuk mensupport ide tersebut. Setelah dilakukan trial & error pada tahun 2014, di tahun 2015 bisa melaksanakan Sistem Persuratan Online berdasarkan Tata Naskah Dinas yang sudah disetujui oleh Rektor dengan SK Rektor Nomor 137.1 Tahun 2014. Akhirnya, tahun 2017 memperoleh SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) dari ANRI. Yang mana sistem ini ternyata sama dengan sistem persuratan yang telah dimiliki dan dijalankan oleh UIN Sunan Kalijaga.

“Saya menjadi fungsional sejak Oktober 2016 dan saya satu-satunya arsiparis di UIN Suka. Jika saya menggeluti sesuai dengan gelar yakni S.H., sudah banyak yang berkecimpung di bidang tersebut. Saya menganggap arsiparis ini adalah profesi yang unik dan menantang. Butuh ketelitian dan ketelatenan serta bagaimana caranya mengatasi rasa bosan. Saya selalu belajar untuk terus memahami dan merefresh pengetahuan saya di bidang kearsipan. Menjadi arsiparis itu tidak hanya mengelola arsip, tapi juga harus menjaga keautentikan arsip itu sendiri. Impian saya tidak muluk-muluk, Saya ingin arsip di UIN Suka tertata rapi, pengelolaannya bagus, baik arsip konvensional (arsip kertas) maupun arsip media baru (dokumen foto digital, cd, flashdisk dan lain lain) sesuai aturan terbaru standar kearsipan nasional. Saya berharap UIN Suka bisa menjadi contoh bagi Perguruan Tinggi lain di seluruh Indonesia dan mempunyai arsip universitas seperti yang diamanatkan dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang mewajibkan seluruh Perguruan Tinggi Negeri untuk membentuk lembaga arsip universitas,” lanjut Aning.

Ditemui di ruang kerjanya, Rektor UIN Sunan Kalijaga, Prof. Drs. K.H. Yudian Wahyudi, M.A., Ph.D. merasa bangga dengan prestasi yang bisa diraih staf tendiknya, yang selama ini jarang diperhatikan karyanya.

“Saya bangga dan mengapresiasi atas prestasi salah satu pegawai tendik di UIN Suka. Ini merupakan gebrakan yang mengangkat citra tendik. Saya harap arsip di UIN Sunan Kalijaga semakin lebih tertata dan lebih baik. Arsip itu jantung informasi, jika tidak dikelola dengan baik, bagaimana kita akan memberikan informasi kepada masyarakat. Pengelolaan arsip yang baik secara terus-menerus tentu akan menjadikan arsip sebagai informasi yang akuntabel dan bisa dimanfaatkan publik secara transparan. Kampus ini harus terus berinovasi, berbenah dan memperbaiki diri, salah satunya dalam hal peningkatan sarana dan prasarana, karena bagaimana pun dengan fasilitas yang memadai tentunya akan menunjang pengarsipan,” harap Yudian.

Sementara itu, Kepala Biro AUK, Drs. H. Handarlin H. Umar pun turut bangga dengan pencapaian ini. “Prestasi ini hasil kerja keras kita bersama, dan hal ini tentunya meningkatkan branding universitas. Saya berharap UIN Sunan Kalijaga bisa menjadi role model dan bisa aktif sharing knowledge dengan satker yang lain untuk meningkatkan pengelolaan arsip. Selama ini, kita sudah melakukan penataan arsip inaktif dan penyusutan arsip, serta pelaksanaan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) atau Sistem Informasi Surat/Tata Persuratan Online. Saat ini, UIN Suka juga sudah menggunakan tanda tangan elektronik (sistem barcode) dalam pembuatan surat keluar, yang didasarkan pada SK Rektor Nomor 36 Tahun 2018 tanggal 21 Februari 2018,” ujar Handarlin. (Nurul/Weni)